Fattura proforma: quando usarla in export e import e come compilarla

​Spesso confusa con un semplice preventivo o con la fattura commerciale definitiva, la fattura proforma è in realtà uno dei documenti più sottovalutati e, al tempo stesso, più problematici nell'operatività quotidiana dell'export.
In dogana, una proforma compilata male non è solo un pezzo di carta inutile: è un invito a nozze per controlli, blocchi della merce e sanzioni. Vediamo come usarla correttamente per far scorrere la tua merce senza intoppi.

Cos’è la fattura proforma e perché NON è una fattura commerciale
La differenza è sostanziale e non solo contabile:

• Fattura commerciale: È un documento fiscale e contabile. Attesta la vendita, fa scattare l'obbligo di pagamento e serve per la dichiarazione IVA e il bilancio.
• Fattura proforma: È un documento "pro-forma" (per apparenza). Serve a fini doganali o informativi per dichiarare il valore e la natura della merce quando non c’è ancora una transazione finanziaria definitiva o quando la merce si muove per motivi diversi dalla vendita.

Regola d’oro: La proforma non ha valore fiscale in Italia (non va nei registri IVA), ma ha pieno valore legale in dogana. Se dichiari il falso su una proforma, ne rispondi esattamente come su una commerciale.

Quando serve davvero? I 4 casi tipici
Non si usa la proforma solo "perché il cliente la chiede per aprire il credito documentario".
Ecco i casi operativi dove è indispensabile:

1. Invio di campionature gratuite: Quando spedisci campioni che non verranno pagati. La dogana vuole comunque sapere quanto valgono (per calcolare eventuali dazi) e cosa sono.
2. Riparazioni e sostituzioni in garanzia: Se un pezzo rientra per riparazione o se spedisci un componente in sostituzione gratuita, la proforma serve a giustificare il movimento della merce senza che ci sia un pagamento.
3. Merci per fiere ed esposizioni: Quando porti i tuoi prodotti all'estero per una fiera e prevedi di riportarli indietro (o venderli in loco).
4. Anticipi e visti d'importazione: In alcuni paesi (es. Algeria o Egitto), il cliente ha bisogno della proforma per ottenere l'autorizzazione all'importazione o per far approvare il bonifico bancario dalla propria banca centrale.

Come compilarla: i campi che "tranquillizzano" la dogana
Per evitare che il doganiere prema il tasto "blocco", la tua proforma deve essere impeccabile, oltre ai dati di mittente e destinatario, assicurati di inserire:

• Dicitura obbligatoria: Scrivi chiaramente "Proforma Invoice - No commercial value, value for customs purpose only" (Fattura proforma - Senza valore commerciale, valore dichiarato solo ai fini doganali).
• Descrizione aanalitica: Evita descrizioni vaghe come "Spare parts" (pezzi di ricambio). Usa: "Steel ball bearings for industrial packaging machinery". Più sei specifico, meno domande ti faranno.
• Codice HS (Sistema Armonizzato): Inserisci sempre le prime 6 cifre della voce doganale, è il linguaggio universale delle dogane.
• Il Valore "reale": Anche se è un omaggio, non scrivere "Valore 0,00",la dogana non accetta che la merce non abbia valore, indica il valore di mercato o il costo di produzione.
• Origine della merce: Specifica sempre se la merce è "Made in Italy" o altro.

Errori da matita blu (che costano caro)

1. Usare la proforma per vendite definitive: Se il cliente paga, devi emettere la fattura commerciale, usare la proforma per "posticipare" la tassazione è un illecito.
2. Dimenticare l'Incoterm: Anche se la merce è gratis, qualcuno paga il trasporto e qualcuno corre il rischio. Specifica sempre la resa (es. DAP Dubai).
3. Non firmare: La proforma va sempre timbrata e firmata in originale (o firma digitale) dal legale rappresentante o da un delegato.

Conclusione
Gestire le esportazioni non commerciali sembra facile, finché la merce non resta ferma in un magazzino doganale a 5.000 km di distanza con i costi di giacenza che corrono.
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